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交通系ICカードを使っても、旅費交通費精算書はシッカリつけましょう!
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今日はパスモ・スイカなどの交通系ICカードの経理処理についてのお話しです。私鉄でもバスでもJRでも相互に使え、これで買い物できるお店も増えているし、外回りの多い仕事の方にはとても重宝しているICカード。でも、経理処理をする際に、気をつけて頂きたいことがあります。
旅費交通費精算書をつけましょう!
たとえばスイカに5,000円チャージをした時に
(借方)旅費交通費 5,000円/(貸方)現金預金 5,000円
と、費用処理している方も多いと思います。
しかし、法人も個人も費用として税務調査の際に認められるためには、「経費性があるか(事業と関係ない私的費用でないか)」がポイントとなります。
旅費交通費の場合、経費性を立証するには、出発地〜到着地や行き先・目的(たとえば、クライアントの●●社に行ったとか、営業で▲▲町付近を回ったなど)を明らかにしておく必要があります。
つまり、こういった旅費交通費の明細を記載した「旅費交通費精算書」が必須なのです。
税務調査で問題にならなかったのは…
「でも、過去の税務調査でチャージ代を一括で経費で落としていても調査でお咎めがなかったよ」
そういう方もいらっしゃることでしょう。
それは、税務署が決してそのような処理を認めたわけではなく
それが短い調査期間の間に、論点にならなかったからです。
また
「スイカにチャージしてるってことは、ほぼほぼ交通費だよね」
と、調査官も大目に見ていたふしがあります。金額もたかがしれていますし。
でも、交通系ICカードの利用範囲が拡大し、チャージして買い物もできることから、今後は「チャージ、即、費用処理」していると、税務調査でもめることも予想されます。
これはこう考えるとわかりやすいと思います。
たとえばあなたのところの従業員がチャージ代だけで交通費の精算を認めてくれと言ったら、あなたは首を縦に振りますか?何に使ったかわからない限り、承認できませんよね。税務調査でもそれと同じことがいえるのです。
というわけで、今までチャージ代を経費で落としていた事業主・経営者の皆さまも、今後は旅費交通費精算書をシッカリつけられたほうが良いと思います。というか、<(_ _)>そうしてください、お願いします
旅費交通費精算書の作成は省力化できる!
旅費交通費精算書をつけることは、Excel等でフォーマットを作ったり、必ず朝一番に精算書をつけるなどとルーティン化すれば、決して大変な仕事ではありません。
精算書、「どうしても書くのイヤっ、面倒!」という方は、利用履歴を印刷し、行き先など補足事項をメモして集計し精算書代わりにする、という手もあります。
また、交通系ICカードのデータを読みとって交通費精算書が作成できるソフトも、いくつか出ています。外回りの営業担当者等が多い事業などは、こういったソフトの導入を検討するという手もあります。
交通系ICカードで買物をした時の注意点、ほか
あと、交通系ICカードで事業に使うものなどの買い物をした場合には、店舗が発行した計算書や領収書を必ずもらうようにしてください。スイカやパスモの利用履歴ではダメです。なぜかというと、利用履歴だけでは店名などしかわからず、何を買ったかはわかりません。そうすると、経費性という部分で否認される可能性があるからです。
また消費税の課税事業者で原則方式で計算をしている場合、請求書等の保存がないと本来仕入税額控除ができません。スイカやパスモで買物をしたという利用履歴は「請求書等」ではないので、税務調査で利用履歴しかないことに目をつけられれば、消費税の納税額がその分高くなってしまうことになります。
最後に交通系ICカードの購入時に、500円のデポジット(預け金)を支払いますが、これはカードを返却するときに全額が返金されるという性質のものなので、交通費として費用処理できないので注意しましょう(預け金などの科目で資産計上することになります)。
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